LA TRASFERTA E LE SUE REGOLE

Vademecum Gennaio 2006

 

 

PREMESSA

Il presente Vademecum ha finalità divulgative ed informative, è destinato a tutti i dipendenti di Poste Italiane SpA e delle Società del Gruppo cui si applica il CCNL 11 .07.2003 e recepisce le previsioni e le indicazioni normative operanti in Azienda.

 

La TRASFERTA e le sue REGOLE

Quando il dipendente è considerato in trasferta?

Quando, per esigenze di servizio, è chiamato ad operare provvisoriamente fuori dalla località dove è ubicata la propria sede di lavoro; il personale di livello A è considerato in trasferta quando opera fuori dalla propria sede di lavoro, anche nell’ambito della stessa località.

Cosa si intende per sede di lavoro, località, luogo di lavoro e dimora abituale?

La sede di lavoro è la struttura immobiliare presso la quale il dipendente abi­tualmente rende la prestazione lavorativa.

Con il termine “località” e l'espressione “luogo di lavoro” si intende l'ambito territoriale di un Comune.

Per “dimora abituale” si intende la dimora effettivamente utilizzata, in modo non occasionale, dal lavoratore.

Quale trattamento spetta in caso di trasferta?

I dipendenti inviati in trasferta hanno diritto:

-  al rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio documentate;

-  all’indennità di trasferta commisurata proporzionalmente all’assenza dal posto di lavoro purché tale assenza sia di durata pari o superiore alle quattro ore, compreso il tempo trascorso in viaggio.

In quali casi non spettano l’indennità di trasferta e il rimborso delle spese di vitto?

Ai dipendenti appartenenti ai livelli F,E,D,C e B non viene riconosciuta l’inden­nità di trasferta ed il rimborso delle spese di vitto per le trasferte:

-  effettuate nella località di abituale dimora, ove questa sia diversa da quella dell’abituale sede di lavoro;

-  effettuate in località distanti meno di dieci chilometri dalla sede di lavoro o dalla dimora abituale.

Quali sono i mezzi di trasporto utilizzabili in occasione di una trasferta?

- Aereo: è possibile utilizzare il mezzo aereo per tratte superiori ai 400 Km, ricorrendo alle agenzie di viaggio convenzionate con Poste Italiane e facendo inserire, all’atto della prenotazione dei biglietti nazionali e internazionali, per i voli Alitalia il codice commerciale Azienda n° 081214, per i voli Air One, il codice commerciale Azienda “POSTE”;

- Treno: è possibile utilizzare il mezzo ferroviario, viaggiando in seconda classe, anche con i treni Eurostar o Intercity; per i viaggi superiori a 400 km a tratta è consentita la prima classe e l’uso delle cuccette (viaggi dalle ore 22:00 e le ore 08:00). Il dipendente dovrà comunicare il codice Azienda n° 001057 all’atto della prenotazione o dell’acquisto del biglietto;

- Mezzi pubblici: può essere autorizzato l’uso di altri mezzi pubblici di linea, di superficie e marittimi;

- Taxi: l’utilizzo del taxi è previsto esclusivamente per spostamenti in caso di: tragitti urbani ed extraurbani non adeguatamente serviti dagli altri mezzi pubblici; partenze o rientri in orari “scomodi”, orari inconciliabili, ecc.

È possibile utilizzare il mezzo proprio?

Eccezionalmente, per esigenze di carattere funzionale e/o di motivi di conve­nienza economica, può essere autorizzato l’uso del proprio mezzo di trasporto (con esclusione dei veicoli a due ruote) e il noleggio di auto. L’utilizzo del mezzo proprio è autorizzato solo per percorsi al di fuori dell’ambito del Comune della sede di lavoro non superiori ai 500 km (a/r).

Come si calcola la distanza?

La distanza è misurata dalla sede di lavoro (struttura immobiliare nella quale è situato il posto di lavoro) o dall’abituale dimora, se quest’ultima si trova in posi­zione intermedia (minore distanza) alla struttura immobiliare della località oggetto della trasferta.

La distanza è rilevabile dall’Azienda con appositi strumenti di misurazione.

Quali sono le spese di viaggio rimborsabili?

Vengono rimborsate:

-    le spese di viaggio sostenute per l’utilizzo dei mezzi di trasporto previ­sti, compresi i pedaggi autostradali;

-    i biglietti riferiti all’itinerario sede di lavoro/località di trasferta e viceversa;

-    i biglietti urbani emessi nella località di trasferta per spostamenti con­nessi al servizio.

L’uso del mezzo proprio è rimborsato rapportando ogni chilometro percorso a un quarto del costo di un litro di carburante alla data di partenza.

Il noleggio è rimborsato solo se preventivamente autorizzato dal Responsabile di struttura per motivate esigenze di carattere funzionale o di contenimento dei costi.

Quali documenti si devono presentare per ottenere il rimborso delle spese di viaggio?

E necessario esibire i biglietti o le ricevute in originale, compresi i pedaggi autostradali.

Le ricevute del taxi, per essere ammesse al rimborso, devono riportare l’indi­cazione del percorso effettuato, che deve essere attinente e riferibile all’inca­rico di servizio.

Quali sono le spese di vitto rimborsabili?

Le spese di vitto sono rimborsate limitatamente a due pasti giornalieri (pranzo e cena), da consumare nelle ore rituali entro i limiti di 35,00 euro a pasto.

Nel caso in cui il dipendente maturi il diritto ai due pasti giornalieri ma ne consu­mi uno solo, per esigenze aziendali, il massimale previsto è elevato a 45,00 euro. Quando l’attività lavorativa in trasferta si svolge in sedi di lavoro servite da mense aziendali o da esercizi convenzionati, il dipendente deve utilizzare dette strutture per la consumazione dei pasti meridiani.

Quando non si ha diritto al rimborso?

Non sono rimborsabili i pasti consumati in località diverse da quella della tra­sferta, ad eccezione di quelli consumati lungo l'itinerario, nei casi di trasferte in cui il viaggio viene effettuato con l’auto aziendale, il mezzo proprio o a noleggio, ovvero con il mezzo ferroviario.

Non è rimborsabile il pranzo in caso di trasferta iniziata dopo le ore 13:00. Non è rimborsabile il pasto serale per il dipendente che, usando i normali mezzi di trasporto, rientra nella propria abitazione entro le ore 21:00. Non è rimborsabile la spesa desumibile da ricevute fiscali rilasciate cumulati­vamente per più persone.

Quali documenti si devono presentare per ottenere il rimborso delle spese sostenute per il vitto?

Danno titolo al rimborso gli scontrini fiscali, rilasciati da esercizi commerciali abilitati ad attività di ristoro (bar/gastronomia, snack, pizzeria, fast food), con esclusione di esercizi alimentari, pasticcerie, supermercati.

Sono ammesse a rimborso le singole ricevute fiscali che i ristoratori sono tenuti a rilasciare, di volta in volta, secondo le norme vigenti in materia.

 

Quando e secondo quali modalità è consentito ricorrere al pernottamento in albergo?

Il pernottamento è previsto nel caso in cui il dipendente, usando i normali mezzi di trasporto, non possa far rientro in giornata nella propria abitazione. È riferito, di norma, alla camera singola ed agli alberghi appositamente conven­zionati.

I voucher sono forniti dalle Agenzie di viaggio, fatta eccezione per i casi di indi­sponibilità di alberghi nella località di trasferta.

In tal caso è consentito il pernottamento in alberghi diversi entro il limite di spesa di 125,00 euro a notte.

Il dipendente assumerà a proprio carico le eccedenze a tale limite, salvo casi motivati ed autorizzati espressamente dal Responsabile di struttura.

Quali sono le spese di pernottamento rimborsabili?

Sono rimborsabili le spese documentate da ricevuta fiscale per il pernottamen­to dove consentito, in alberghi non convenzionati entro i limiti stabiliti. Non sono rimborsabili spese riferite a servizi diversi, quali frigobar, minibar, tele­fono, colazione in camera, video, pay tv, stireria/lavanderia, cantina, mance.

Quale trattamento spetta al dipendente in uscita per servizio?

Al dipendente impegnato fuori dalla sede di lavoro, ma nell’ambito della loca­lità ove è ubicata la sede stessa (intero territorio comunale) sono rimborsabili le spese di viaggio debitamente documentate.

Ai dipendenti che beneficiano del trattamento di cui all’art. 78, comma 1 del CCNL, può essere riconosciuto il rimborso del vitto nei limiti dell’importo di euro 4,00.

Per le uscite di servizio in ambito comunale il dipendente deve privilegiare l’uti­lizzo della autovettura di servizio, preventivamente autorizzata.

In alternativa, se indisponibile detta autovettura, può utilizzare i mezzi pubblici. Eccezionalmente, per esigenze funzionali ed economiche, si può richiedere l’autorizzazione all’utilizzo dell’auto propria o del taxi.

 

Quale trattamento è previsto in caso di trasferta all’estero?

La trasferta all’estero deve essere sempre autorizzata dai Direttori delle Divisioni\Direzioni centrali.

L'uso del proprio mezzo di trasporto è consentito unicamente per spostamenti tra la sede di lavoro (struttura immobiliare nella quale è situato il posto di lavoro) o dall'abituale dimora – nel caso in cui quest'ultima si trovi in posizione intermedia – e l'aeroporto.

Le spese di pernottamento e vitto, nei limiti della normalità, sono rimborsate dietro presentazione dei documenti fiscalmente previsti dalle normative in uso nei singoli paesi.

Le valute estere negoziabili da Poste Italiane (sterlina, franco svizzero e dollaro), quelle non negoziabili e quelle non disponibili presso gli Uffici Postali, saranno rimborsate dietro presentazione della distinta di cambio comprensive delle relative commissioni.

data di inizio della trasferta, rilevabile dal sito www.uic.it, ma la commissione sarà a carico del dipendente.

In quali casi particolari spetta l’indennità di trasferta??

L’indennità di trasferta spetta:

- ai dipendenti, anche in aspettativa per malattia, chiamati per essere sottoposti a visita medico-legale in località diversa da quella della sede di lavoro;

- ai dipendenti chiamati, nell’interesse dell’Azienda, in località diversa da quella della sede di lavoro, in veste di testimoni in procedimenti penali o civili, per essere ascoltati su fatti relativi all’esercizio delle proprie funzioni; in tali casi, dall’indennità di trasferta sarà detratta la somma eventualmente liquidata dal l’Autorità Giudiziaria.

Cosa accade in caso di ferie?

Nel caso di ferie chieste alla fine dell'incarico fuori sede, il viaggio di ritorno verrà rimborsato ove non comporti oneri aggiuntivi per l’Azienda.

Durante le ferie l'indennità è in ogni caso interrotta e non sono riconosciuti i rimborsi di vitto ed alloggio.

Qualora il dipendente in ferie venga richiamato in servizio per essere inviato in trasferta, la durata della stessa, ai fini del relativo trattamento, si computa dall’ora di partenza dal luogo in cui il dipendente si trova in ferie, a quella di ritorno nello stesso luogo o nella sede di lavoro..

Il dipendente al termine della trasferta avrà la facoltà di fruire le ferie compati­bilmente con le esigenze di servizio.

E in caso di infortunio?

Al dipendente colpito da infortunio e/o malattia nel luogo di trasferta è corri­sposta, indipendentemente dal trattamento di infortunio, l'indennità di trasferta, fino a quando, a giudizio delle strutture sanitarie preposte, si trovi nell'impos­sibilità di tornare nella propria sede di servizio o di abituale dimora.

 

È possibile ottenere un anticipo delle spese di trasferta?

Il dipendente inviato in trasferta può chiedere al punto amministrativo compe­tente un anticipo limitatamente alle spese vive previste, per un importo minimo di 100,00 euro.

Il punto amministrativo interessato provvede agli adempimenti necessari e all’erogazione degli importi, che sarà effettuata con accredito su conto corrente postale o in assenza, con bonifico domicili